Outlook là phần mềm quản lý email hiệu quả của Microsoft được sử dụng phổ biến trên khắp thế giới. Nhưng chắc sẽ có nhiều người chưa biết đến cách lưu email từ Outlook về máy tính. Sau đây Expro việt nam sẽ giới thiệu cho bạn một vài cách thực hiện vừa tiết kiệm thời gian vừa dễ thực hiện nhất nhé.

I. Chọn và lưu một hoặc nhiều email Outlook trên ổ cứng

1. Hướng dẫn nhanh

• Trong cửa sổ chính của Outlook, chọn email bạn muốn lưu > Chọn File > Chọn Save As > Chọn Folder bạn muốn lưu > Nhấn Save để hoàn tất.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Có rất nhiều trường hợp chọn email để tiến hành lưu:

• Trường hợp 1: Nếu muốn lưu một email bạn chỉ cần click vào email cần lưu

Trường hợp 2: Lưu nhiều email không liền kề nhau, giữ phím Ctrl và nhấn chọn những email muốn lưu

Trường hợp 3: Đối với các email liền kề nhau để tiết kiệm thời gian, chọn email đầu tiên sau đó nhấn giữ phím Shift rồi chọn email cuối cùng

Trường hợp 4: Còn nếu bạn muốn lưu tất cả email, nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn tất cả

Bước 2: Sau đó chọn File trên thanh công cụ phía trên bên trái màn hình

Bước 3: Nhấn chọn Save As để tiến hành lưu email

Bước 4: Chọn Folder mà bạn muốn lưu và nhấn Save để hoàn thành

II. Sao chép thủ công Outlook PST vào ổ cứng

Để tiến hành sao chép email vào ổ cứng thì đầu tiên bạn phải tìm được vị trí file Outlook trên ổ cứng.

1. Hướng dẫn nhanh

• Chọn File > Tại phần Info, click chọn phần Account Settings > Chọn Account Settings > Chọn mục Data Files > Chọn email đang sử dụng > Click chọn Open File Location > Copy email vào tập tin được hiện lên

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Chọn File trên thanh công cụ phía trên bên trái màn hình

Bước 2: Trong phần Info, nhấn chọn Account Settings. Khi đó sẽ hiện ra rất nhiều lựa chọn, bạn sẽ bấm vào phần Account Settings

Bước 3: Chọn Data Files, nhấn vào email đang sử dụng, sau đó nhấn chọn Open File Location để điều hướng đến vị trí lưu trữ của email

Bước 4: Sau khi một tập tin hiện lên, bạn chỉ cần tiến hành Copy email mà bạn muốn lưu trữ vào vậy là đã hoàn thành.

III. Xuất và sao lưu email Outlook trong OST sang tệp PST

1. Hướng dẫn nhanh

• Chọn File > Tại phần Open & Export, click chọn Import/Export > Trên tab Import and Export Wizard, chọn vào phần Export to a file > Chọn Outlook Data File > Chọn tệp mà bạn muốn xuất (chọn Iclude subfolders nếu bạn muốn xuất tất cả) > Chọn Browse nếu bạn muốn thay đổi vị trí tệp >Tạo mật khẩu nếu muốn > Quá trình xuất sẽ hoàn tất sau vài giây

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Nhấp chọn vào File

Bước 2: Chọn phần Open & Export. Tiếp tục nhấn chọn Import/Export

Bước 3: Sau đó trên màn hình sẽ hiện ra tab Import and Export Wizard. Bạn nhấn chọn vào phần Export to a file và nhấn Next

Bước 4: Chọn Outlook Data File để xuất thành file PST

Bước 5: Nhấn chọn vào phần mà bạn muốn xuất. Nếu bạn muốn xuất tất cả các tập tin con của email thì nhấn chọn Iclude subfolders và bấm Next

Bước 6: Nhấn Browse nếu bạn muốn thay đổi vị trí lưu file. Ở bên dưới có những lựa chọn tùy vào nhu cầu của bản thân mà bạn sẽ chọn lựa. Nhấn Finish để hoàn tất quá trình

Bước 7: Sau đó Outlook sẽ hiện lên màn hình một yêu cầu tạo mật khẩu, bạn có thể tạo mật khẩu để tăng tính bảo mật nếu cần

Bước 8: Sau khi file được xuất ra vậy là bạn đã hoàn thành quá trình lưu email của mình rồi

IV. Phương pháp đơn giản nhất để lưu email Outlook trên ổ cứng

Bên cạnh những phương pháp chi tiết kể trên, đôi khi Outlook không thể chuyển được từ file OST sang PST hoặc không xuất được file PST từ Outlook về máy, thì bên cạnh đó cũng có rất nhiều phần mềm thứ ba chuyên hỗ trợ tải những trường hợp như thế với nhiều tiện ích, dễ sử dụng có thể giúp việc sao chép, lưu trữ email của bạn tiết kiệm được nhiều thời gian như:

OneDrive: một phần mềm khác của Microsoft cũng là một nơi để lưu trữ email một cách dễ dàng, hiệu quả
Safe PST Backup: phần mềm tự động sao lưu, email, danh bạ, lịch,… sang định dạng file PST phù hợp với tất cả phiên bản Microsoft Outlook
OST to PST file converter: công cụ cho phép bạn chuyển đổi file OST sang PST về máy tính mà không yêu cầu kết nối Internet
Bạn không cần phải thực hiện nhiều thao tác lặp lại nhiều lần để lưu email mà phần mềm sẽ tự động tải tất cả email của bạn về ổ cứng ở nhiều định dạng vì thế sẽ thật tiện lợi khi có thể giúp mọi người hạn chế tối đa và tiết kiệm thời gian khi muốn lưu email về máy tính của mình.

V.Khi nào tôi nên xuất (sao lưu)/nhập tệp .pst?

Bạn muốn chuyển email từ một tài khoản email sang một tài khoản email khác.

Ví dụ: giả sử bạn có một tài khoản email Yahoo cũ, jakobsol77@yahoo.com. Và bạn muốn chuyển email của bạn sang tài khoản email Office 365 mới, jakobsol78@contoso.com.

Bằng cách sử dụng Outlook trên máy tính, bạn có thể thêm cả hai tài khoản vào Outlook. Hãy chờ một chút để tất cả các email của bạn hiện lên (nếu bạn có nhiều email thì có thể mất nhiều thời gian). Sau đó, sử dụng Outlook để xuất email từ tài khoản Yahoo của bạn sang một tệp .pst. Cuối cùng, nhập tệp .pst vào tài khoản Office 365 của bạn.

Bạn đang chuyển từ PC này sang PC khác: Bạn đang chuyển email từ một máy tính có cài đặt Outlook sang một máy tính khác cũng cài đặt Outlook.

Ví dụ: giả sử máy tính cũ của bạn cài đặt Outlook 2007 và bạn vừa có một máy tính mới được cài đặt Outlook 2016. Xuất dữ liệu email của bạn từ Outlook 2007 (được mô tả trong bài viết này), rồi nhập dữ liệu đó vào Outlook 2016.

Bạn đang chuyển từ PC sang máy Mac: Ví dụ: khi bạn chuyển email từ Outlook trên PC và nhập vào Outlook 2016 trên máy Mac.

Bạn muốn sao lưu định kỳ: Khi bạn muốn sao lưu định kỳ tất cả các email, danh bạ và lịch vào một nơi an toàn. Sau khi bạn tạo tệp .pst, hãy sao chép tệp vào một vị trí an toàn, chẳng hạn như ổ đĩa flash USB, một ổ cứng khác hoặc kho lưu trữ đám mây như OneDrive hoặc Dropbox.

Không có cách tự động nào để sao lưu định kỳ mọi nội dung (cả cũ và mới). Tính năng Tự động lưu trữchỉ sao lưu mục cũ và sẽ chuyển các mục đó chứ không sao chép.

Nếu bạn chỉ muốn sao lưu danh bạ, hãy xem mục Xuất danh bạ từ Outlook. Mục này sẽ giải thích cách sao chép danh bạ của bạn sang tệp .csv.

Trong tài khoản Gmail của bạn có chứa rất nhiều nội dung quan trọng hay là các tệp tin tài liệu đính kèm? Bạn đang lo lắng nếu chẳng may tài khoản Gmail của bạn bị khóa hoặc bị hack mất thì tất cả các dữ liệu bên trong sẽ bị mất hết? Nếu như bạn đang bận tâm đến vấn đề này thì đây chính là bài viết dành cho bạn. Trong bài viết này mình sẽ giới thiệu và hướng dẫn cho các bạn cách sao lưu, Backup lại dữ liệu trên tài khoản Gmail của mình về máy tính, đề phòng những trường hợp xấu có thể sẽ xảy đến với bạn. Và tất nhiên, tất cả các dữ liệu quan trọng sẽ được lưu trữ an toàn trên máy tính rồi.

Hướng dẫn cách nhập email, danh bạ và mục lịch từ tệp .pst vào Outlook 2013 và 2016:

Bạn có thể muốn nhập các khoản mục Outlook từ một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) vì nhiều lý do.

Bạn muốn di chuyển khoản mục Outlook từ tài khoản email này sang tài khoản email khác

Bạn muốn di chuyển khoản mục Outlook từ PC này sang PC khác

Bạn muốn di chuyển khoản mục Outlook từ PC sang máy Mac hoặc từ máy Mac sang PC

VI.Nhập khoản mục Outlook từ một tệp .pst trong Outlook for PC

Các hướng dẫn sau giả định rằng bạn đã xuất email, danh bạ và lịch Outlook của mình từ một phiên bản khác của Outlook và bây giờ, bạn muốn nhập những mục này vào Outlook for Office 365, Outlook 2016, 2013 hoặc 2010.

1. Ở đầu dải băng Outlook, hãy chọn Tệp.

Nếu dải băng không có tùy chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái thì nghĩa là bạn đang không sử dụng ứng dụng Outlook được cài đặt trên máy tính. Hãy xem mục Tôi đang có phiên bản Outlook nào? để tìm phiên bản Outlook của bạn và xem các bước nhập phù hợp.

2. Chọn Mở & Xuất > Nhập/Xuất. Thao tác này sẽ khởi động trình hướng dẫn Nhập/Xuất.

3. Chọn Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác, rồi bấm vào Tiếp theo.

4. Chọn Tệp dữ liệu Outlook (.pst), rồi bấm vào Tiếp theo.

5. Duyệt đến tệp .pst bạn muốn nhập. Dưới Tùy chọn, chọn cách bạn muốn xử lý email và danh bạ, rồi chọn Tiếp theo.

6. Nếu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) đã được gán mật khẩu, hãy nhập mật khẩu, rồi bấm OK.

7. Nếu bạn định nhập nội dung từ tệp .pst vào hộp thư Office 365 của mình, hãy chọn hộp thư ở đây.

Nếu bạn KHÔNG định nhập vào hộp thư Office 365 của mình, hãy chọn Nhập các mục vào thư mục hiện tại. Thao tác này sẽ nhập dữ liệu vào thư mục hiện đang được chọn.

8. Chọn Kết thúc. Outlook sẽ bắt đầu nhập ngay nội dung từ tệp .pst của bạn. Khi hộp tiến trình biến mất, quá trình nhập đã hoàn tất.

Nếu bạn đang nhập tệp .pst của mình vào hộp thư Office 365, bạn có thể thấy thông báo rằng tệp đang cố gắng kết nối với Office 365. Điều này xảy ra khi kết nối Internet bị gián đoạn, thậm chí chỉ trong một lúc. Khi kết nối Internet của bạn được thiết lập lại, Outlook sẽ tiếp tục nhập tệp .pst.

Mẹo: Nếu bạn chỉ muốn truy xuất một vài email hoặc liên hệ từ Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), bạn có thể mở Tệp Dữ liệu Outlook, rồi trong ngăn dẫn hướng, kéo và thả những email và liên hệ từ tệp .pst sang các thư mục Outlook hiện có của bạn.

VII.Dữ liệu nào được nhập?

Các tệp .pst được tạo khi bạn xuất hoặc sao lưu email, danh bạ và lịch sang một tệp .pst của Outlook. Outlook tạo một bản sao cho email của bạn vào tệp .pst.

Khi Outlook xuất các email sang tệp .pst, tệp này sẽ chứa mọi tệp đính kèm. Vì vậy, khi bạn nhập một tệp .pst, bạn sẽ thấy các tệp đính kèm của mình.

Outlook không xuất siêu dữ liệu như các thuộc tính thư mục (dạng xem, quyền và cài đặt Tự Lưu trữ); quy tắc thư và danh sách người gửi bị chặn lại. Do đó, những dữ liệu này cũng sẽ không được nhập.

Khi xuất thông tin email, danh bạ và lịch sang tệp .pst, Outlook sẽ tạo một bản sao của các thông tin đó. Không có nội dung nào bị xóa khỏi Outlook. Bạn vẫn sẽ thấy và có quyền truy nhập vào email, danh bạ và lịch của mình trong Outlook.